テレワーク関連のニュースでよく耳にする、Zoom、Skype、MicrosoftTeams、Webex、GoogleMeet、Wherebyなど。たくさんありすぎて、どのツールを使ったらいいのか悩みませんか？
しかし、「テレワークでどのようなことがしたいのか」が明確であれば、候補はおのずと絞られてきます。
今回は自分の会社のスタイルに合ったツールを選ぶために、ツールを選ぶ前にやっておくべきことについてお話しします。
テレワークのツールを決める前に知って欲しいこと
1. テレワークでどのようなことがしたいか
テレワークで何がしたいか尋ねると、業務全般、と返されてしまうかもしれませんが、テレワークの環境がある当社でも100%のフルリモート環境が整っているわけではないので、ここからは私の体験に基づいてお話しできる範囲でテレワーク初心者の方に向けてお話していきます。
では早速ですが、ツールで迷っている方や、テレワークを導入したいけど何から手をつけていいかわからない、という方に質問です。
テレワークと聞いて思い浮かべる業務には、どのようなものがありますか。
- データ入力や企画書などの書類作成
- 社内のミーティング
- 商談
- 顧客対応
- 設計、デザイン
だいたいこのようなイメージでしょうか。
テレワークについてイメージが出来たら、次に、これらの業務を自分の会社にあてはめて考えるため、会社にはどのような業務があるのか棚卸します。
ではここからはどのような業務ならテレワークが出来そうか、棚卸した会社の業務と照らし合わせながら、先ほど例にあげた5つの業務について順番に見ていきましょう。
2. 小規模会社のテレワーク実例
ではもっとイメージしやすいように、当社では現在どのような業務がテレワークでできて、テレワークではできていないのか。またどうすればテレワークでできる業務を増やすことができるか、以下、当社のケースについてお話していきます。
ここまで自社の業務の棚卸をしてみました。
当社のテレワークの形はクラウド型アプリ方式で、現状でできる業務はすべてクラウドサービスを使用しています。また、当社のテレワーク導入は完全在宅勤務が目的ではなく、会社以外でも仕事ができる環境の構築を目的としてテレワークを導入しています。ですからテレワークができない業務があったとしても、今のところさほど支障はありません。どこまでテレワークにするかは、テレワーク導入の目的に応じて判断していくといいと思います。
3. 小さくはじめる
さて、会社の業務を棚卸してみていかがでしたか。
会計や人事といった個人情報を扱う業務も、セキュリティ面でテレワークは難しいというお話もよく聞きます。いきなり会社全体で導入しようとすると、社内ポリシーの変更やセキュリティ強化のための費用などで、いきなり大きな問題に直面します。まずは始めることが重要ですから、導入時は出来るだけ負担を小さくするために、テレワークができる部署だけテレワークにするとか、テレワークが可能な業務だけテレワークにするなど、まずは小さいまとまりから始めてみるのがいいのではないしょうか。